ビジネスシーンでの電話
就活では直接電話をかけて話をする事があります。
顔は見えませんが声のトーンや話し方で、だいたいその人がどういう人物かがわかりますから、電話のマナーを心得ておかないと、恥をかきますし、相手に悪い印象を与えてしまう事があります。
電話にもマナーがありますが、これにビジネスが絡んでくると特に重要になります。
こちらのサイトも参考になります。
>>http://www.jp-guide.net/businessmanner/tel/ukekata.html
就活の電話におけるポイントは4つです。
下記の4つさえクリアしておけば、就活の電話も落ち着いて対応できます。
1.ハキハキと答える
2.正しい言葉遣い
3.内容を簡潔に伝える
4.正しい電話の受け方
電話での対応
電話をかける時は、相手に見えなくても姿勢を正し、ハキハキとはっきりした口調で話します。
相手には見えませんが、姿勢が悪いと声の通りも悪くなるため、声がこもってしまい、相手が聞き取りづらいと感じる事があります。
見えなくても態度や姿勢は相手に伝わる可能性があるので、姿勢を正しておく事を意識しましょう。
就活の電話は緊張する事があるので、ついつい早口になってしまう事があります。
気持ちは分かりますが、これでは相手にきちんと伝わりませんので、一度深呼吸をしてから電話をかけましょう。
話す内容は事前にリストにしておくと、聞き忘れや間違いが少なくなります。
電話をかけるマナーとしては、最初に自分が誰なのかを名乗りましょう。
次に担当者の部署や名前を伝え取り次いでもらいます。
相手が出たらもう一度名乗り、要件を話します。
話が終わったら挨拶をして、先方が電話を切ってからこちらが切りましょう。
もしも相手が離席や外出をしている場合は、戻る時間を確認してもう一度かけると伝えておきます。
伝言を頼む場合は、伝言を頼めるか先方の都合を確認し、了解をもらってからにしましょう。
電話を受ける場合もマナーがあります。
基本的に、もしもしは使いません。
電話がかかってきたら、はい○○です、と名前を名乗ります。
次は挨拶をしますが、先方がかけ直してくれたような時は、必ずお礼を言いましょう。
ハキハキとはっきり話す事も大切ですが、正しい敬語が使えるように、言葉遣いを調べておくと安心です。
電話でよく使う言葉
ビジネス電話でよく使うフレーズを覚えておくと便利です。
これは就活だけでなく、就職後にも役に立ちます。
電話をかける時には、仕事中の時間を割いてくれたことに対し、お忙しいところ恐れ入ります、と一言付け加えると印象が良くなります。
お礼は、ありがとうございます、ご丁寧にありがとうございました、こちらこそありがとうございます、この3つをよく使います。
伝言を頼みたい時は、お手数ですが伝言をお願いしてもよろしいでしょうか、名前を聞くときは、恐れ入りますがお名前を教えていただけますでしょうか、とストレートに聞かずに必ずお伺いを立てましょう。
電話を切る時は必ず、失礼いたします、で終わります。
かける時もかかってきた時も、相手が電話を切る音を確認してから切るのもマナーです。