気を抜かないように
通常電話に出る時は、もしもしと言います。
これが友達や家族など親しい人からかかってきた電話なら問題ありませんが、就活におけるビジネス電話だった場合は、もしもしと出るのはNGとなります。
特に先方から折り返しかかってきた電話の時は、はい○○です、と名前を名乗るのが正しい電話の出方です。
就活の場合は会社の電話番号を登録しておきましょう。
そうすればかかってきた電話が誰からなのかひと目で分かりますから、スマートに名前を名乗って電話に出る事ができます。
こちらから電話をかける時は意識していますが、かかってくる電話はつい油断してしまいがちなので注意しておきましょう。
こちらから折り返す場合
もしも先方からの電話に折り返す場合は、必ずその日のうちに折り返します。
やむを得ない場合はできるだけ早いタイミングで折り返し、すぐに電話をしなかった事をきちんと詫びておきます。
折り返しはその日のうちに、というのも電話のビジネスマナーです。
さらに電話を折り返す時は、会社の営業時間の確認も重要です。
緊急な場合は例外となりますが、ほとんどの場合緊急事態は起こりませんから、営業時間内に折り返すようにします。
先方の都合で、たまに遅い時間に電話がかかってくる事があります。
こういう場合は時間に関係なく、対応するのがベストです。
留守電を活用する
就活中は電話がかかってきても、すぐに出られないという事が多々あります。
こういう時は留守番電話の設定をしておきましょう。
留守番電話では失礼と思いがちですが、一度かけても電話がつながらなければ、先方は電話が折り返されるのを待つか、つながるまで何度もかけ直す事になります。
これではかえって相手に面倒をかけますので、留守番電話を使いましょう。
留守番電話があれば、電話に出られない場合も、メッセージを聞いて対応できるからスムーズな対応ができます。
留守番電話のメッセージも、ビジネス仕様にしておきます。
先方が留守番電話にメッセージを残しておいてくれると、分かりやすいですが、たまに気を使いメールでも連絡をしてくれる事があります。
念のためメールもチェクしておきましょう。
この場合は電話とメール両方ではなく、メールで返信しておけば大丈夫です。
事前に直接話す機会がある場合や、伝えておく事が可能なら、確実に電話に出られる時間を伝えておくのも相手への気遣いになります。
これは折り返し電話に限らず、電話をかける時にも言える事です。
具体的な時間がわかっていたほうが、お互い無駄な手間を省けますから、出来る事は先にやっておくのも大切です。
就活中でもビジネスマナーは心得ておかないと、恥をかく事がります。
電話は相手の顔が見えないので、言葉遣いなども注意してください。